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Electronic
Commerce, Telelearning, Online Analytical Processing, Customer
Relationship Management ... die Innovationen in der Informationstechnologie
scheinen kein Ende zu finden. Umso erstaunlicher mutet es
an, daß das Papier die Geschäftsabläufe in Unternehmen nicht
nur dominiert, sondern sein Volumen sogar ständig zunimmt.
Die Ursachen für dieses Phänomen sind vielschichtig und zur
Zeit nicht völlig behebbar. Daher stellt sich die Frage, wie
sich unter Einsatz der neuen Technologien die Kosten für den
Umgang mit Papier reduzieren lassen und ein effizienter, intelligenter
Arbeitsablauf erreicht werden kann. Wie dies funktionieren
kann, das zeigen sechs Forscher am DFKI Kaiserslautern. Sie
arbeiten am VirtualOffice Projekt, das vom Bundesministerium
für Bildung und Forschung finanziert und im DFKI-Forschungsbereich
Infomationsmanagement und Dokumentanalyse unter Leitung von
Prof. Andreas Dengel durchgeführt wird. Es verknüpft Techniken
aus den marktreif gewordenen Forschungsgebieten Dokumentanalyse
und Sprachverarbeitung mit am Markt verfügbaren Workflowmanagement-Systemen,
um die gesetzten Ziele zu erreichen. Als Anwendungsgebiet
wurde von den Forschern die Auftragsbearbeitung in der Materialwirtschaft
von Unternehmen gewählt. In diesem Bereich fällt eine Menge
Brief- und Faxverkehr (Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen,
Rechnungen, Lieferscheine, etc.) an, dessen Bearbeitung in
vielen Firmen umständlich, papierintensiv und zeitaufwendig
verläuft. Zunächst erfaßt die zentrale Poststelle diese Dokumente
und leitet sie an die hoffentlich passenden Sachbearbeiter
weiter. Diese erfassen ihrerseits den Inhalt, geben die elektronisch
benötigten Daten ein, führen die passenden Aktionen aus und
archivieren schließlich das Papierdokument in einem Vorgangsordner.
Warum sollte dieser Vorgang nicht automatisierbar sein, ohne
zwingend die Abkehr vom Papier zu fordern? Die Lösung sieht
wie folgt aus: Eingehende Papierdokumente werden gescannt
und automatisch dem entsprechenden Vorgang und Sachbearbeiter
zugeordnet. Überdies extrahiert das System weitere benötigte
Informationen wie beispielsweise Preise und Firmenanschriften.
Die Postsortierung entfällt, der Sachbearbeiter erspart sich
das Abtippen der Daten und das Dokument kann elektronisch
archiviert werden, ohne daß auf das Original verzichtet werden
muß. Um all dies zu leisten, sind mehrere Verarbeitungsschritte
notwendig: Bildvorverarbeitung, OCR, inhaltliche Klassifikation
und Informationsextraktion. Zur Erlangung einer Mindestperformanz
beziehen diese Analyseverfahren Wissen ein, welches im Kontext
des Workflowmanagement-Systems zur Verfügung steht - als Nebeneffekt
ist damit eine Ergebnisverbesserung möglich. Bisherige Tests
lassen auf eine korrekte Prozeßzuordnung in mehr als 75% der
Fälle schließen. Unternehmen können mit diesem Ansatz nicht
nur die gerade beschriebene Auftragsverarbeitung verbessern,
das Konzept läßt sich beispielsweise auch auf den Kundenservice
oder das firmeninterne Wissensmanagement übertragen. Wieviel
Marktpotential das Forschungsprojekt bietet, zeigt sich am
Interesse der Industrie. Eine im Forschungsbereich entwickelte
Formularverarbeitung wird zur Zeit erfolgreich vermarktet;
zwei namhafte Hersteller von Workflowmanagement-Systemen haben
kostenlose Systemlizenzen zur Verfügung gestellt und ihren
Besuch in Kaiserslautern bereits vorgemerkt. Einer modernen
Informationsgesellschaft, die gleichzeitig am bewährten Papier
festhalten darf, steht also nichts mehr im Weg.
C. Wenzel
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